Partir d’une semaine de travail réelle
Pendant une semaine, relevez les tâches répétées : recopier une demande, retrouver un document, mettre à jour un statut, préparer un récapitulatif. Pour chaque tâche, notez sa fréquence, le temps passé et la personne qui la réalise.
Décrivez une action observable. « Recopier les coordonnées reçues par formulaire dans le CRM » est assez précis pour être étudié. « Améliorer la productivité » ne permet pas encore de choisir une solution.
Chercher un premier cas prévisible
Un bon premier cas revient souvent, utilise des données disponibles et suit des règles compréhensibles. Vérifiez aussi les exceptions : pièces manquantes, formats différents, demandes urgentes, doublons. Une tâche rapide mais très ambiguë peut être plus difficile à automatiser qu’un traitement long et régulier.
Séparez ce qui peut suivre une règle de ce qui demande une interprétation. Un transfert entre deux outils peut se faire sans IA. Une synthèse de texte peut nécessiter une IA et une relecture.
Compter aussi le temps de vérification
Une équipe consacre par exemple 4 heures par semaine à un traitement. Si le pilote permet d’en éviter la moitié, l’hypothèse de départ est de 2 heures récupérées par semaine. Il faut ensuite retrancher le temps de vérification, de correction et de suivi.
La valeur de ce temps n’est pas automatiquement une économie de trésorerie. Elle peut correspondre à plus de disponibilité pour les clients ou à une réduction de la charge. Ajoutez les frais de mise en place, d’abonnement et de maintenance à la comparaison.
Définir la réussite du pilote
Choisissez des exemples représentatifs, y compris des exceptions. Mesurez le temps total, le taux de correction et les erreurs importantes avant et après. Désignez la personne qui contrôle les résultats et prévoyez un retour au processus manuel.
Ne généralisez qu’après avoir vérifié ces critères. Le premier objectif est un processus fiable et compris par l’équipe.